Lohnt sich die anmietung von coworking-spaces für etablierte firmen als alternative zum festen büro?

Die Entscheidung für oder gegen eine Unternehmensimmobilie war lange Zeit eine der weitreichendsten und unflexibelsten. Langfristige Mietverträge über fünf oder zehn Jahre binden Kapital und schränken die Reaktionsfähigkeit auf dynamische Marktveränderungen oder schnelles Wachstum drastisch ein. In diesem Kontext erscheinen Coworking-Spaces als die offensichtliche, agile Lösung. Die Diskussion wird jedoch oft oberflächlich auf die vermeintlichen Kostenvorteile und die einfache Flexibilität reduziert. Für strategisch agierende Facility Manager und CFOs greift diese Betrachtung zu kurz. Die Integration von flexiblen Arbeitsplätzen ist kein einfacher Austausch von Quadratmetern, sondern ein tiefgreifender Eingriff in die Immobilienstrategie, die Unternehmenskultur und das Risikomanagement.

Der wahre Wert von Coworking für etablierte Firmen liegt nicht im blossen Ersatz des traditionellen Büros, sondern in der intelligenten Ergänzung. Es geht darum, das Immobilienportfolio zu diversifizieren und es an die tatsächlichen Bedürfnisse von Projektteams, neuen Talenten oder Innovationsabteilungen anzupassen. Die zentrale Frage lautet daher nicht, ob Coworking günstiger ist, sondern wie es als strategisches Instrument eingesetzt werden kann, um die Resilienz, Agilität und Innovationskraft des gesamten Unternehmens zu steigern. Dies erfordert eine 360-Grad-Analyse, die von der detaillierten Kostenbetrachtung über die Sicherung von Geschäftsgeheimnissen bis hin zur rechtssicheren Gestaltung der Arbeitsverträge reicht.

Dieser Artikel führt Sie durch die entscheidenden strategischen Überlegungen. Wir analysieren die finanziellen, operativen und kulturellen Aspekte, die Sie als Entscheidungsträger bewerten müssen, um eine fundierte und nachhaltige Immobilienstrategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln.

Miete pro quadratmeter vs. membership pro kopf: wo liegt der break-even-point?

Die erste Frage eines CFOs zielt unweigerlich auf die Kosten. Ein direkter Vergleich der reinen Miete pro Quadratmeter mit einer Membership-Gebühr pro Mitarbeiter ist jedoch irreführend und verfehlt den Kern der Analyse. Ein traditionelles Büro in einer deutschen Grossstadt verursacht weit mehr Kosten als die auf dem Papier stehende Kaltmiete. Um den wahren Break-Even-Point zu ermitteln, ist eine Analyse der Total Cost of Ownership (TCO) unerlässlich. Diese umfassende Betrachtung internalisiert alle direkten und indirekten Kosten, die mit einer Immobilie verbunden sind, und ermöglicht einen validen Vergleich.

In einem traditionellen Mietvertrag fallen neben der Grundmiete erhebliche Nebenkosten für Heizung, Strom, Wasser und Facility Management an. Hinzu kommen anfängliche Investitionskosten (CAPEX) für den Ausbau, die Möblierung und die IT-Infrastruktur. Nicht zu vergessen sind die oft unterschätzten Rückbaukosten am Ende der Mietzeit, die eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen können. Maklerprovisionen von zwei bis drei Monatsmieten sind ebenfalls ein signifikanter Faktor. Im Gegensatz dazu werden diese Posten bei einem Coworking-Modell zu planbaren, monatlichen Betriebskosten (OPEX), da sie in der Membership-Gebühr bereits enthalten sind. Die finanzielle Flexibilität steigt, da keine langfristige Kapitalbindung erfolgt.

Der folgende Vergleich zeigt die typische Kostenstruktur für drei verschiedene Bürokonzepte in Deutschland. Er verdeutlicht, dass die Entscheidung stark von der Vertragsdauer und den versteckten Kosten abhängt.

Der Break-Even-Point ist daher keine feste Zahl, sondern eine Funktion der Teamgrösse, der benötigten Fläche und vor allem des Zeithorizonts. Für kurzfristige Projekte, schnell wachsende Teams oder den Eintritt in neue Märkte ist das Coworking-Modell finanziell fast immer überlegen. Für eine langfristige, stabile Unternehmenszentrale mit über 100 Mitarbeitern kann ein traditioneller Mietvertrag trotz der hohen Anfangsinvestitionen auf lange Sicht günstiger sein – vorausgesetzt, die mangelnde Flexibilität wird nicht zum Geschäftsrisiko.

Wie schützen sie geschäftsgeheimnisse, wenn die konkurrenz am nebentisch sitzt?

Die offene und kollaborative Atmosphäre eines Coworking-Space ist Segen und Fluch zugleich. Während sie die Innovation fördert, stellt sie für etablierte Unternehmen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Der Schutz von Geschäftsgeheimnissen nach dem deutschen Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) wird in einer Umgebung, die nicht unter der alleinigen Kontrolle des Unternehmens steht, zur strategischen Herausforderung. Die physische Nähe zu Mitarbeitern anderer Firmen, möglicherweise sogar von Wettbewerbern, erfordert ein robustes, mehrstufiges Sicherheitskonzept, das über die üblichen IT-Richtlinien hinausgeht.

Die rechtliche Dimension ist komplex, wie Experten betonen. Der Datenschutzexperte Dr. Datenschutz weist auf die enge Verbindung zwischen DSGVO und Geschäftsgeheimnisschutz hin: „Überschneidungen zwischen Datenschutz und dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen gibt es immer dann, wenn personenbezogene Daten Teil des Geschäftsgeheimnisses sind“, heisst es in einer Analyse zu den Synergien beider Rechtsbereiche. Dies betrifft beispielsweise Kundendatenbanken, Mitarbeiterlisten oder strategische Vertriebsinformationen.

Ein wirksames Schutzkonzept basiert auf dem Prinzip der „Zero-Trust-Architektur“. Das bedeutet: Dem lokalen Netzwerk des Coworking-Anbieters wird grundsätzlich nicht vertraut. Jegliche Datenübertragung muss über ein firmeneigenes Virtual Private Network (VPN) erfolgen. Zudem ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den Zugang zu allen Unternehmensanwendungen und -daten obligatorisch. Physische Sicherheitsmassnahmen sind ebenso entscheidend. Die Ausstattung aller Laptops mit Blickschutzfolien ist eine einfache, aber hochwirksame Massnahme gegen „Shoulder Surfing“. Telefonate mit sensiblen Inhalten dürfen ausschliesslich in dafür vorgesehenen, schallisolierten Kabinen geführt werden.

Darüber hinaus sind die Mitarbeiter die erste Verteidigungslinie. Regelmässige Schulungen zum Thema Social Engineering sind unerlässlich. Mitarbeiter müssen dafür sensibilisiert werden, keine sensiblen Dokumente offen liegen zu lassen, ihre Bildschirme beim Verlassen des Arbeitsplatzes zu sperren und bei verdächtigen Gesprächsversuchen wachsam zu sein. Diese technischen und organisatorischen Massnahmen (TOMs) sollten in einer speziellen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag für die Tätigkeit im Coworking-Space festgehalten werden, um die rechtliche Verbindlichkeit zu gewährleisten.

Serendipity-effekt: wie die zufällige begegnung im coworking neue geschäftsideen bringt

Jenseits von Kosten und Risiken liegt eine der grössten, wenn auch am schwersten quantifizierbaren Chancen von Coworking-Spaces: der Serendipity-Effekt. Dieser Begriff beschreibt das Phänomen der glücklichen, zufälligen Entdeckung – im Geschäftskontext die unerwartete Begegnung, die zu einer neuen Idee, einer Kooperation oder einem entscheidenden Kundenkontakt führt. In der homogenen Umgebung eines traditionellen Unternehmensbüros, in dem alle Mitarbeiter der gleichen Unternehmenskultur angehören, ist die Wahrscheinlichkeit für solche disruptiven Zufallsbegegnungen gering. Man leidet unter der sogenannten „Betriebsblindheit“.

Coworking-Spaces fungieren hingegen als Schmelztiegel für diverse Branchen, Fähigkeiten und Perspektiven. Ein Softwareentwickler trifft in der Kaffeeküche auf einen Marketingexperten, eine Logistikmanagerin diskutiert mit einem FinTech-Gründer. Diese informellen Interaktionen durchbrechen gewohnte Denkmuster und schaffen eine hohe kognitive Diversität. Für etablierte Unternehmen bietet dies die Möglichkeit, gezielt Innovations- oder R&D-Teams in solche Umgebungen zu entsenden, um sie bewusst externen Impulsen auszusetzen. Man kann dieses Phänomen als aktives „Serendipitäts-Management“ betrachten.

Die wachsende Bedeutung dieses Effekts spiegelt sich im rasanten Ausbau von Coworking-Flächen in Deutschland wider. Laut dem Bundesverband Coworking Spaces Deutschland (BVCS) hat sich die Anzahl der Standorte dramatisch erhöht. Eine Analyse zeigt, dass sich die Anzahl der Coworking Spaces zwischen 2018 und 2020 vervierfacht – von 300 auf 1.268 Standorte. Diese Expansion, insbesondere in branchenspezifischen Hubs wie für FinTech in Frankfurt oder Mobilität in Stuttgart, hat nachweislich zu verstärkten Kooperationen zwischen etablierten Mittelständlern und agilen Startups geführt.

Um diesen Effekt zu maximieren, sollten Unternehmen Standorte wählen, die eine hohe Diversität an Mitgliedern aufweisen und aktiv Community-Events, Workshops und Networking-Formate fördern. Es geht nicht darum, auf den Zufall zu warten, sondern ein Umfeld zu schaffen, in dem der Zufall eine möglichst hohe Wahrscheinlichkeit hat, geschäftsfördernd zu wirken.

Innenstadt-lage vs. gewerbegebiet: welchen einfluss hat das büro auf das recruiting?

Im „War for Talents“ ist der Standort des Büros längst zu einem entscheidenden Faktor der Arbeitgeberattraktivität geworden. Insbesondere für hochqualifizierte Fachkräfte in urbanen Zentren sind Erreichbarkeit, Infrastruktur und die Qualität des Arbeitsumfelds wichtige Kriterien bei der Wahl des Arbeitgebers. Traditionelle Unternehmenssitze in peripheren Gewerbegebieten verlieren hier zunehmend an Anziehungskraft. Lange Pendelzeiten, eine monotone Umgebung und eine schlechte Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sind klare Nachteile im Wettbewerb um die besten Köpfe.

Coworking-Spaces sind typischerweise in attraktiven Innenstadtlagen oder Szenevierteln angesiedelt. Sie bieten nicht nur eine exzellente Verkehrsanbindung, sondern auch ein inspirierendes Umfeld mit Restaurants, Cafés, Geschäften und kulturellen Angeboten. Für Mitarbeiter bedeutet dies eine bessere Work-Life-Integration, da private Erledigungen oder Freizeitaktivitäten leichter in den Alltag integriert werden können. Ein Arbeitsplatz in einem zentral gelegenen Coworking-Space ist somit ein starkes Argument im Recruiting und ein klares Signal, dass das Unternehmen die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter ernst nimmt.

Die Nachfrage nach solchen flexiblen und zentralen Arbeitsorten ist ungebrochen, was sich im starken Wachstum des Marktes widerspiegelt. Die kontinuierlich steigende Nachfrage zeigt, dass das klassische Büro im Gewerbegebiet für viele Talente an Attraktivität verliert. Ein zentraler Satelliten-Arbeitsplatz über ein Coworking-Modell kann die Lösung sein, um als Arbeitgeber auch für jene Talente sichtbar und erreichbar zu sein, die nicht täglich in eine weit entfernte Zentrale pendeln möchten oder können.

Darüber hinaus ermöglicht die Nutzung von Coworking-Spaces eine geografisch diversifizierte Recruiting-Strategie. Ein Unternehmen mit Hauptsitz in München kann problemlos ein kleines Team in einem Berliner Coworking-Space aufbauen, um Zugang zum dortigen Talentpool zu erhalten, ohne sofort in eine eigene, teure Immobilie investieren zu müssen. Diese Skalierbarkeit und geografische Flexibilität sind ein unschätzbarer Vorteil, um schnell auf die Verfügbarkeit von Fachkräften in unterschiedlichen Regionen reagieren zu können.

Hub-and-spoke: wie kombinieren sie zentrale und satellitenbüros effizient?

Für die meisten etablierten Unternehmen ist ein vollständiger Umstieg auf Coworking weder realistisch noch wünschenswert. Die Unternehmenszentrale bleibt als Ort der Identifikation, der Kultur und der übergreifenden Zusammenarbeit unverzichtbar. Das strategisch sinnvollste Konzept ist daher oft nicht ein „Entweder-oder“, sondern ein „Sowohl-als-auch“: das Hub-and-Spoke-Modell. Bei diesem Modell wird die traditionelle Zentrale (der „Hub“) durch ein Netzwerk von kleineren, flexiblen Satellitenbüros (die „Spokes“) ergänzt, die häufig in Coworking-Spaces angesiedelt sind.

Der „Hub“ befindet sich idealerweise in einer kostengünstigeren Lage im Umland, etwa im Brandenburger Umland für ein Berliner Unternehmen. Er dient als Ankerpunkt, beherbergt zentrale Abteilungen und bietet Raum für grosse Meetings und Firmenveranstaltungen. Die „Spokes“ hingegen werden als flexible Arbeitsorte in verschiedenen Stadtteilen oder sogar anderen Städten angemietet, beispielsweise in Kreuzberg oder Mitte. Sie dienen den Mitarbeitern als wohnortnahe Alternative zum Homeoffice oder zum langen Pendeln in die Zentrale und können gezielt für Projektteams genutzt werden.

Die effiziente Implementierung eines solchen Modells erfordert eine sorgfältige Planung. Ein einheitliches Buchungssystem über alle Standorte hinweg ist entscheidend, um die Auslastung zu steuern und den Mitarbeitern einen nahtlosen Zugang zu ermöglichen. Die IT-Infrastruktur muss vollständig standardisiert und cloud-basiert sein, damit Mitarbeiter an jedem Ort produktiv arbeiten können. Klare Governance-Regeln für die Arbeitsplatznutzung und die Anwesenheitstage im Hub sind notwendig, um sowohl die Kollaboration im Team als auch die individuelle Flexibilität zu gewährleisten. Zudem müssen die steuerlichen Auswirkungen der Einrichtung weiterer Betriebsstätten sorgfältig mit einem Berater geklärt werden, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden.

Dieses Modell verbindet das Beste aus beiden Welten: die Stabilität und Identität einer festen Zentrale mit der Agilität und Mitarbeiterorientierung eines flexiblen Netzwerks. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Immobilienkosten zu optimieren, ihre Arbeitgeberattraktivität zu steigern und gleichzeitig ihre operative Resilienz zu erhöhen.

Wofür ist das büro noch da? konzepte für kollaboration statt stillarbeit

Die zunehmende Verbreitung von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen stellt die Existenzberechtigung des traditionellen Büros fundamental in Frage. Wenn konzentrierte Stillarbeit bequem von zu Hause aus erledigt werden kann, wofür sollen Mitarbeiter dann noch den Weg ins Büro auf sich nehmen? Die Antwort liegt in einer Neudefinition des Büros: weg vom Ort der reinen Arbeitserledigung, hin zum Zentrum für Kollaboration, Kultur und Gemeinschaft. Das Büro der Zukunft ist kein Meer aus Einzelarbeitsplätzen mehr, sondern eine dynamische Landschaft aus vielfältigen, aufgabenbezogenen Zonen.

Diese Neuausrichtung erfordert eine radikal andere Raumplanung. Statt Reihen von Schreibtischen dominieren offene Projektzonen, kreative Lounges, Workshop-Räume mit beschreibbaren Wänden und modularen Möbeln sowie gemütliche Kaffeebars. Die Architektur selbst muss die zufällige Begegnung und den informellen Austausch fördern. Coworking-Spaces sind hier oft Vorreiter. Sie bieten eine fertige Kollaborations-Architektur, die Unternehmen nutzen können, um gezielt „Kollaborationstage“ für ihre Teams zu organisieren. Anstatt dass alle Mitarbeiter täglich anwesend sind, kommen Teams an bestimmten Tagen zusammen, um intensiv an Projekten zu arbeiten, kreative Brainstormings durchzuführen oder strategische Workshops abzuhalten.

Moderne Coworking-Anbieter unterstützen dies aktiv durch eine Vielzahl von Raumtypen. Neben klassischen Meetingräumen gibt es oft spezielle Zonen, die für unterschiedliche Arten der Zusammenarbeit konzipiert sind: von lauten, kreativen Brainstorming-Ecken bis hin zu ruhigen Bibliotheksbereichen für konzentrierte Paararbeit. Community-Events und Networking-Möglichkeiten, die von den Anbietern organisiert werden, stärken zusätzlich das Gemeinschaftsgefühl und fördern den Austausch über die eigenen Team- und Unternehmensgrenzen hinaus.

Für etablierte Unternehmen bedeutet dies, die eigene Bürofläche kritisch zu hinterfragen. Anstatt teure Quadratmeter für Einzelarbeitsplätze vorzuhalten, die nur sporadisch genutzt werden, kann es strategisch sinnvoller sein, die eigene Kernfläche auf Kollaborationszonen zu reduzieren und den Bedarf an Stillarbeitsplätzen flexibel über Coworking-Mitgliedschaften oder das Homeoffice zu decken. Das Büro wird so zu einem wertvollen, zielgerichtet genutzten sozialen Ankerpunkt.

Räumliche nähe oder distanz: wo gedeihen radikale ideen am besten?

Innovation entsteht oft an den Schnittstellen unterschiedlicher Disziplinen. Während räumliche Nähe innerhalb eines Teams die inkrementelle Verbesserung bestehender Prozesse fördert, kann sie radikale, disruptive Ideen sogar behindern. Eine zu hohe Homogenität im Denken und in der Expertise führt schnell zu einer „Echokammer“, in der bestehende Annahmen nur noch bestätigt, aber nicht mehr hinterfragt werden. Radikale Innovationen erfordern oft einen Blick von aussen – eine kognitive Distanz zum eigenen Geschäftsmodell und den etablierten Prozessen.

Der Kontakt mit branchenfremden Personen und Denkweisen kann Betriebsblindheit durchbrechen, während das eigene Büro oft nur bestehende Ideen verstärkt.

– Bundesverband Coworking Spaces Deutschland, Analyse zur kognitiven Distanz in Innovationsprozessen

Genau hier liegt eine der subtilsten, aber wirkungsvollsten Stärken von Coworking-Spaces. Sie bieten die perfekte Umgebung, um gezielt kognitive Distanz zu erzeugen. Ein Innovationsteam, das bewusst aus der Unternehmenszentrale ausgelagert und in einem branchenfremden Coworking-Hub platziert wird, ist gezwungen, sich mit neuen Perspektiven auseinanderzusetzen. Die alltäglichen Gespräche mit einem Grafikdesigner, einem Juristen oder einem KI-Spezialisten können Funken für völlig neue Ansätze im eigenen Geschäftsfeld liefern.

Diese Strategie der räumlichen Distanzierung wird von führenden Unternehmen gezielt genutzt, um „Skunk Works“-Projekte oder Corporate-Startups zu fördern. Indem man diese Einheiten vom Kerngeschäft abkoppelt, schützt man sie vor der „Antikörper-Reaktion“ der etablierten Organisation, die neue, unkonventionelle Ideen oft ablehnt. Der Coworking-Space bietet hierfür einen neutralen, geschützten Raum, in dem radikale Ideen reifen können, ohne sofort dem Druck der internen Hierarchien und Prozesse ausgesetzt zu sein.

Es geht also nicht um eine pauschale Entscheidung für Nähe oder Distanz, sondern um deren gezielten Einsatz. Für die Optimierung des Kerngeschäfts ist die räumliche Nähe im Hub der Zentrale ideal. Für die Entwicklung disruptiver Zukunftsmodelle kann die organisierte Distanz in einem diversen Coworking-Umfeld der entscheidende Katalysator sein. Ein intelligentes Immobilienportfolio nutzt beide räumlichen Strategien, um unterschiedliche Innovationsziele zu verfolgen.

Wie gestalten sie rechtssichere homeoffice-vereinbarungen ohne nachforderungen bei arbeitsunfällen?

Die Verlagerung des Arbeitsplatzes in einen Coworking-Space mag operativ unkompliziert erscheinen, birgt jedoch erhebliche rechtliche Komplexität für deutsche Arbeitgeber. Denn auch an diesem „dritten Ort“ – der weder klassisches Büro noch privates Homeoffice ist – behält der Arbeitgeber seine Fürsorgepflicht. Insbesondere die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und die Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) müssen erfüllt werden, um bei einem Arbeitsunfall rechtssicher aufgestellt zu sein und Nachforderungen zu vermeiden.

Eine zentrale Hürde ist die gesetzlich vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes. Im eigenen Büro hat der Arbeitgeber die volle Kontrolle über Ergonomie, Brandschutz und Fluchtwege. Im Coworking-Space ist dies nicht der Fall. Dennoch bleibt der Arbeitgeber in der Verantwortung. Eine pragmatische Lösung besteht darin, auf zertifizierte Coworking-Anbieter zu setzen, die DGUV-konforme Arbeitsplätze garantieren und entsprechende Nachweise vorlegen können. Diese Zertifizierung sollte zu einem entscheidenden Auswahlkriterium werden.

Alle Regelungen müssen unmissverständlich in einer schriftlichen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag festgehalten werden. Diese „Zusatzvereinbarung Mobile Arbeit“ sollte den Arbeitsort „Coworking-Space“ explizit benennen und die Haftungsfragen zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und dem Betreiber des Spaces klar regeln. Auch der Versicherungsschutz für Arbeits- und Wegeunfälle an und zu diesem dritten Ort muss explizit geklärt und in der Vereinbarung dokumentiert sein.

Nur durch eine proaktive und sorgfältig dokumentierte Herangehensweise können Unternehmen die Vorteile flexibler Arbeitsorte nutzen, ohne unkalkulierbare rechtliche und finanzielle Risiken einzugehen. Die Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und externen Fachanwälten für Arbeitsrecht ist hierbei unerlässlich.

Bewerten Sie Ihre Immobilienstrategie neu und prüfen Sie, wie ein diversifiziertes Portfolio mit flexiblen Coworking-Elementen Ihr Unternehmen agiler, attraktiver und resilienter machen kann. Die richtige Balance zwischen einem stabilen Hub und flexiblen Spokes ist der Schlüssel zu einer zukunftsfähigen Arbeitswelt.